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Regulación laboral


La Relación Laboral

Dar un adecuado cumplimiento a las obligaciones supone ser capaz de programar dicho cumplimiento, por ello, incluso antes de que se inicie una relación de trabajo deben considerarse las condiciones que se requieren para realizar el mismo. Ello determinará el tipo de contrato que existirá entre trabajador y empleador y definirá las obligaciones de este último.

Nuestra legislación define al empleador en el artículo 3 del Código del Trabajo, señalado que, para todos los efectos legales, se entiende por empleador a “la persona natural o jurídica que utiliza los servicios intelectuales o materiales de una o más personas en virtud de un contrato de trabajo”.

Por su parte, un contrato individual de trabajo es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación al primero, y aquel a pagar por estos servicios una remuneración determinada.

El empleador es la contraparte del trabajador en el contrato de trabajo, siendo su principal obligación al de pagar la remuneración, y recibiendo por ello los servicios del trabajador, los cuales son realizados bajo su “dependencia y subordinación”.

El concepto, subordinación y dependencia, es de capital importancia a la hora de precisar quiénes son trabajadores a efectos del cumplimiento de las obligaciones.

Distinguir entre trabajadores dependientes e independientes entraña cierta dificultad, toda vez que las definiciones de uno y otro tipo de trabajador son muy variadas. De hecho, el empleador se considera trabajador independiente para efectos previsionales , sin necesariamente ser trabajador.

Con todo, podemos decir que nos encontramos frente a un trabajador independiente cuando éste “no desarrolla su actividad en las mismas condiciones que el asalariado, considerando para estos efectos las condiciones impuestas por las normas laborales". Es decir, independiente es todo trabajador que no es dependiente ni se rige por las normas de estos.

Tenga siempre presente:

  • Defina claramente las condiciones en las cuales necesita se realice el trabajo en su empresa antes de realizar una contratación.
  • Mientras un trabajador dependiente genera más obligaciones a cumplir, como contrapartida se dispone de un mayor control sobre él. Por el contrario, el trabajador independiente genera pocas obligaciones, pero no puede ser controlado sin transformarlo en dependiente.
  • Tener falsos trabajadores independientes puede llegar a ser muy oneroso. Se expone a ser demandado por un fraude laboral lo que puede significar pagar todas las cotizaciones de Seguridad Social del periodo en que tuvo al trabajador.
  • Una relación de trabajo dependiente conlleva numerosas responsabilidades en cuyo cumplimiento se genera abundante documentación. Como ésta le permite acreditar el cumplimiento de las primeras, siempre que inicie una relación laboral cree una carpeta de cada trabajador contratado, la cual se incluirá toda la documentación que se genere en la vida laboral del mismo.

Elementos que el empleador debe tener presente respecto del contrato de trabajo:

  • El contrato de trabajo es consensual, su escrituración sólo tiene utilidad probatoria.
  • Al igual que se crea, también se modifica por el mero consentimiento, por ello, cualquier práctica que se esté dando (beneficios, cambios de horarios, formas de pago, etc.) deben escriturarse a la brevedad.
  • Un contrato escriturado, actualizado y que se ajusta a las prácticas diarias de la empresa es una garantía importante para el empleador.
  • Mantenga copias del contrato de trabajo, sus actualizaciones y anexos en la carpeta individual de cada trabajador.
  • Si la misma se encuentra en dependencias diferentes al lugar donde el trabajador ejerce sus funciones, requerirá una copia adicional que debe estar allí.
  • La fecha de término de cualquier contrato a plazo. Genere un recordatorio con algunos días de anticipación a fin de realizar con tiempo suficiente los trámites de desvinculación.
  • Si el trabajador a plazo sigue prestando servicios más allá del plazo estipulado, aunque sea un día, se entiende contratado indefinidamente.
  • Sea preciso al detallar las obras, tareas o servicios por los que contrata, de lo contrario no podrá invocar su finalización como causal para despedir.

Obligaciones del Empleador en Materias Laborales y Previsionales

La relación laboral implica al empleador el cumplimiento de obligaciones. Estas son dadas por los diversos marcos regulatorios que esta relación.

Entre ellos se distinguen eventos únicos, eventos mensuales y eventos anuales.  Cada uno de ellos obedece a un procedimiento que se encuentra normado por la legislación.  La omisión de alguna de estas prácticas originará multas al empleador y serios daños financieros y de acceso a beneficio al trabajador.

A continuación, se halla un repaso de las principales normas a cumplir:

1.    Previo al inicio de una relación contractual de trabajo:

  • Determinar sus necesidades y las características que requieren los servicios a contratar. Ello determinará si requiere a un trabajador dependiente o a uno independiente.
  • Extender un contrato de prestación de servicios (trabajador independiente) o un contrato de trabajo (trabajador dependiente)
  • Considerar los requisitos para contratar un extranjero
  • Considerar los requisitos para contratar un menor de edad

2.    Al inicio de la relación laboral (trabajador dependiente):

  • Escriturar el contrato de trabajo. Suscripción ante notario de tratarse de un trabajador extranjero.
  • Entregar una copia del mismo al trabajador.
  • Entregar al trabajador copia del reglamento interno.
  • Mantener una copia de trabajo en el lugar donde el trabajador presta servicios. Mantener una copia en una carpeta personalizada del trabajador.
  • Comunicar el inicio de los servicios del trabajador a la AFP correspondiente y al AFC.
  • Solicitar certificado de afiliación a AFP e institución de Salud
  • Si no está afiliado, requerir su incorporación a la AFP licitada.
  • Solicitar un certificado médico de aptitud en caso de tratarse de una industria o faena catalogada como peligrosa o insalubre.

3.    Rutinas mensuales durante la relación laboral:

  • Calcular la remuneración mensual. Verifique si procede el pago de semana corrida. Determiné los haberes imponibles y no imponibles.
  • Retener el impuesto de Segunda Categoría de trabajadores dependientes.
  • Retenga del haber imponible las cotizaciones de cargo del trabajador:

                  o    AFP
                  o    Salud
                  o    Cesantía

  • Retener de la remuneración los montos que deben descontarse por préstamos médicos.
  • Retener las cotizaciones sindicales.
  • Declarar y pague el impuesto de Segunda Categoría de trabajadores dependientes.
  • Declarar y pague las cotizaciones retenidas al trabajador.
  • Declare y pague las cotizaciones de cargo del empleador:

                 o    SIS
                 o    Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.
                 o    Cesantía

  • Pagar las Asignaciones Familiares reconocidas al trabajador.
  • Compensar el monto pagado por asignación familiar con las cotizaciones que paga al administrador respectivo.
  • Enterar las cuotas sindicales al sindicato respectivo.
  • Declarar y entere los descuentos por préstamos médicos en el administrador de salud respectivo.
  • Realizar los demás descuentos acordados con el trabajador, tenga presente los límites de cada uno.
  • Enterar los depósitos convenidos que se hubieren pactado con el trabajador.
  • Enterar los aportes por ahorro previsional voluntario colectivo acordados con los trabajadores de la empresa.
  • Pagar la remuneración líquida.
  • Entregar comprobante del monto pagado, la forma en que se determinó y los descuentos que se realizaron.
  • Guardar una copia en la carpeta del trabajador.

4.    Al Fin De La Relación Laboral

  • Verificar la existencia de una causal que se ajuste a los hechos que motivan el despido. Si se trata de un trabajador con facultades de representación puede recurrir al desahucio (despido sin causal).
  • Revisar que las cotizaciones previsionales estén al día.
  • Preparar la carta de despido. Recuerde que los hechos que constituyen la causal deben ser detallados aquí. No hay otra oportunidad.
  • Indicar las remuneraciones pendientes de pago y el monto a que asciendan las indemnizaciones y compensaciones de descanso (feriado anual y/o proporcional). Ser cuidadoso, el monto que consigne por indemnización por años de servicio y por falta de aviso previo será considerado una oferta irrevocable de pago.
  • Imputar, de corresponder, a la indemnización por años de servicio, las cotizaciones pagadas por sí, al Seguro de Cesantía, cuyo destino fue la cuenta de capitalización individual de cesantía del trabajador despedido.
  • Indicar en la carta el estado de pago de las obligaciones previsionales (cotizaciones).
  • Remitir la carta al trabajador dentro los de 3 días siguientes al despido (causales imputables al trabajador), 6 días siguientes (causales no imputables) o 30 días anteriores (necesidades de la empresa o desahucio). En el último caso, se puede pagar su equivalente en dinero en su lugar.
  • Remitir copia de la carta de despido a la Inspección del Trabajo de la jurisdicción donde se prestaban los servicios.
  • Comunicar el fin de los servicios del trabajador a la AFP correspondiente y al AFC.
  • Extender el finiquito correspondiente.

5.    Obligaciones anuales.

  • Actualizar los contratos de trabajo a lo menos 1 vez al año.
  • Determinar la existencia de utilidades para propósitos de gratificación.
  • Optar por uno de los dos sistemas de cálculo de la gratificación legal. Recuerde que si hizo la opción en el contrato de trabajo no puede modificarla.
  • Pagar las gratificaciones correspondientes o compénselas con los anticipos de gratificación que hubiere habido.
  • Emitir certificados de remuneraciones pagadas y remitir al Servicio de Impuestos Internos

6.    Obligaciones esporádicas o eventuales o únicas.

  • De requerirse, confeccionar el pacto de horas extraordinarias. Manténgase al tanto de su vigencia.
  • Confeccionar el Reglamento Interno (empresas con más de 10 trabajadores)
  • Confeccionar el reglamento de higiene y seguridad.
  • Poner ambos reglamentos en conocimiento de sus trabajadores y fíjelo en dos sitios visibles del lugar de faenas.
  • Entregar copia de ambos reglamentos a cada trabajador, a los sindicatos, al delegado del personal y a los comités paritarios que existan en la empresa.
  • Remitir copia de los mismos al Ministerio de Salud y a la Dirección del Trabajo.
  • En caso de imponer sanciones, remitir copia de las mismas a la Inspección del Trabajo de la jurisdicción de las faenas.
  • De ser sanciones pecuniarias, realizar el descuento correspondiente en la remuneración del trabajador.
  • Enterar el monto de las sanciones pecuniarias en los fondos de bienestar de la empresa, servicios de bienestar de los sindicatos o en el SENCE.
  • De ser necesario, iniciar una investigación previa a un despido por causales imputables al trabajador.
  • Entregar la información que le solicite la  Comisión Médica Regional y Central durante un proceso de calificación de invalidez.
  • De desearlo, solicitar su afiliación a una Mutualidad de Empleadores.
  • Mantener un entorno de trabajo seguro.
  • Capacitar a sus trabajadores en los procedimientos que doten de seguridad a su actuar.
  • Informar a sus trabajadores de los riesgos laborales de las actividades que realizan.
  • Mantener implementos de seguridad acordes a dichos riesgos.
  • Constituir el Comité Paritario de Higiene y Seguridad (empresas o faenas con más de 25 trabajadores).
  • Crear el Departamento de Prevención de Riesgos (más de 100 trabajadores).
  • Previo acuerdo con los trabajadores, afiliarse o desafiliarse de una CCAF.